その「違和感」の正体
タスク管理が続かないという問題に直面している人は多いでしょう。新しいアプリを入れては設定だけで疲れてしまい、結局使わなくなる。「もっと良いツールがあるはずだ」と思って、そんな「ツール探しの旅」を繰り返していないでしょうか？
38歳の中堅社員として、私たちに必要なのは新たなツールを探すことではなく、「自分の思考にフィットした使い方」を見つけ出すことです。高機能なアプリよりも大切なのは「思考の原則」です。この記事では、効率的なタスク管理のために必要不可欠な3つの原則をお伝えします。
【まず始めに】DXはツール導入ではない？あなたの仕事が劇的に変わる「思考のととのえ方」
タスク管理が続かない理由は「高機能」にある
なぜ、これほど便利な時代にタスク管理が続かないのでしょうか？ それは、ツールが高機能すぎるあまり、本来の目的を見失ってしまうからです。
原則①：「入力」はデジタルではなく『アナログ』で
（元の「シンプルさ」を、独自メソッドへ昇華）
高機能なツールは「入力」のハードルが高いのが欠点です。項目、日付、タグ……これらを考えている間に、思考は停止します。
私が提案する最もシンプルなツールは「A4用紙とペン」です。PCを開く前に、頭の中のモヤモヤを全て紙に書き出す。「アナログの泥出し」こそが最強の効率化手段です。デジタルは、紙で整理しきった後の「清書」だけで十分なのです。
原則②：「管理」ではなく『完了』をゴールにする
（元の「継続性」を、目的意識へ変換）
多くの人が「タスクリストをきれいに保つこと」を目的にしてしまいます。しかし、本来の目的は「タスクを終わらせて成果を出すこと」です。
ツールをコロコロ変えると、操作を覚えることに脳のメモリが奪われ、仕事の中身に集中できません。「このツール（例えばNotion）はあくまで保管庫だ」と割り切り、使い方は60点でもいいから一つの「型」を徹底して使い倒す。その継続が、やがてあなただけの「勝ちパターン」になります。
原則③：ツールは『自分の思考』に従わせる
（元の「実践性」を、主体性の話へ）
「Jiraがこうなっているから」「Asanaの機能に合わせて」……これではツールに使われている状態です。
大切なのは、「自分はどう働きたいか？」という意思です。ただし、システムと業務を効率的に連携させるためには、以下のようなバランスを取りながら考える必要があります：
- 自分の思考にフィットしたツール選び：
- 「全体像を見たい」ならNotionでカンバンボードを作る。
- 「今日に集中したい」なら、今日やる分だけを付箋に書き出す。
- システムと業務の整合性：
- 組織が導入しているシステム（例えばNotion）を尊重しつつ、そのツール内で効率的に仕事を進めるための方法を見つける。
A社の「ハイブリッド仕事術」
あるチームでは、高機能な管理ツールを全員に強制するのをやめました。代わりに導入したのは、**「朝イチの10分、A4用紙でタスクを書き出す」**という習慣です。
その結果、メンバーは「今日やるべきこと」が明確になり、その決定事項だけをチームのNotionに入力するようになりました。 「入力の迷い」がなくなり、本来の業務効率が劇的に向上したのです。
自分に合った方法ならタスク管理は続く
完璧なツールなんてこの世に存在しません。存在するのは「あなたの思考にフィットした使い方」だけです。
- まず、PCを閉じて紙に書く（アナログ）。
- 整理された結果だけを、一つのツールに入れる（デジタル）。
- ツールに使われず、使い倒す（主体性）。
「タスク管理が続かない」と自分を責める必要はありません。システムと業務の整合性を保ちながら、自分の思考にフィットした方法を見つけることで、より効率的に仕事ができ、組織全体の生産性を高めることができます。