「どのタスク管理ツールが一番いいんだろう？」 「もっと高機能なアプリを使えば、仕事が片付くはずだ…」 「ツールを使いこなすための勉強に、時間がかかってしまう…」
もし、あなたがそんな「ツール探しの旅」に疲れてしまっているなら。あるいは、導入したツールが、いつの間にか「使うこと自体が目的」になってしまっているなら。 それは、多くの人が陥りがちな「タスク管理の幻想」にとらわれているサインかもしれません。そして、それは効果的なタスク管理の方法とは言えません。
こんにちは。「あなたの可能性を、共に解き-放つパートナー」Unlock & Co.です。
この記事では、どんな高機能なツールを使うよりも前に、まず身につけるべき、３つのシンプルな「原則」についてお話しします。 なぜなら、私たちの目標は「完璧なタスク管理」そのものではなく、「タスク管理に悩む時間」をゼロにすることだからです。（この考え方は、私たちの記事『DXはツール導入ではない？〜』でも詳しく触れています）
この原則さえ押さえれば、あなたはもうツールに振り回されることなく、どんな状況でも軽やかにタスクをこなし、本当に頭を使うべきことのための「美しい『余白』」を生み出すことができるようになります。
幻想１：「完璧なツール」が存在するという思い込み
世の中には、無数のタスク管理ツールが存在します。 しかし、残念ながら、「すべての人にとって完璧なツール」というものは存在しません。
なぜなら、タスク管理とは、あなた自身の「思考」と「行動」の習慣だからです。 ツール選びに時間を費やす前に、まず見直すべきは、あなた自身の「タスクとの向き合い方」なのです。
原則１：「頭の外」に出す 〜 悩む時間をなくす第一歩 〜
ここれは、私たちが『思考の断捨離』でも強調した、最も基本的で、最も強力な原則です。 「〇〇をやらなきゃ」というタスクを、頭の中だけで覚えておこうとしないでください。 私たちの脳は、「記憶」ではなく「創造」に使うべき、貴重なリソースです。この原則こそが、効果的なタスク管理の方法の出発点です。
- 具体的な行動：
- 思いついたタスクは、その場で、信頼できる「一つの場所（システム）」に書き出す。（個人用とチーム用で分けるのも有効です）
- 「あとで入力しよう」は禁物。その「未完了感」が、あなたの思考のノイズになります。
この原則を守るだけで、あなたの脳のメモリは解放され、驚くほど思考がクリアになります。「何を覚えておくべきか」で悩む時間をなくしましょう。
原則２：「次の行動」を決める 〜 迷う時間をなくす 〜
書き出したタスクを見て、「うわ、たくさんあるな…」と圧倒されてしまうことはありませんか？ それは、タスクが「次に何をすればいいか分からない、漠然とした塊」に見えているからです。 この「次の行動」を明確にすることは、デビッド・アレン氏が提唱するGTD（Getting Things Done）メソッドの中核でもあります。
- 具体的な行動：
- 書き出したタスク一つひとつに対して、「それを完了させるための、具体的な『最初の一歩』（次の行動）」を明確にして、書き添えます。
- 悪い例： 「企画書作成」
- 良い例： 「企画書作成 → （次の行動） まずは競合A社のサイトを30分調べる」
- ポイント： 「次の行動」は、物理的に可能な、具体的な動詞で表現します。
「企画書作成」という大きな山も、「競合サイトを調べる」という小さな丘に見えれば、もう迷うことはありません。この原則が、「何から手をつけるべきか」で悩む時間をなくします。
原則３：「見直し」で未来を描く 〜 再考する時間を価値に変える 〜
どんなに完璧なリストを作っても、状況は刻一刻と変化します。 定期的にリストを見直し、「今、本当にやるべきこと」に焦点を合わせ続けることが不可欠です。
しかし、この「見直し」は、単なる進捗確認ではありません。 それは、過去の行動（結果）から学び、未来の行動（仮説）をより良くするための、最も価値のある「思考の時間」なのです。（※この「振り返り」の重要性は、『「やりっぱなし」を卒業〜』でも詳しく解説しています）
- 具体的な行動：
- 1日の終わり（推奨）や週に一度など、「リストを見直す時間」を確保します。
- その時間で、完了したタスクをチェックし、新しいタスクを追加し、優先順位を確認します。（「緊急度と重要度」などの軸を使うと効果的です）
- そして最も重要なのが、「このタスクから何を学んだか？」「もっとうまくやる方法はなかったか？」と問いかけ、得られた「ノウハウ（学び）」を、未来の自分が参照できる場所（ナレッジベースなど）に記録しておくことです。
この原則が、あなたの経験を「再現性のあるナレッジ」に変え、「同じことで何度も悩む時間」をなくします。
ツールは「悩まない」ための召使い
「①頭の外に出す」「②次の行動を決める」「③見直しで未来を描く」
この３つのシンプルな原則を習慣化すること。 それこそが、「タスク管理に悩む時間（非価値業務）」をゼロにし、あなたが「本当に頭を使うべき、答えのない問題（価値業務）」に集中するための、『余白』を生み出す、本質的なタスク管理の方法です。
そして、この原則を心地よく実践するための「補助輪」として、初めてツールは真価を発揮します。 ツールは、あくまであなたが「悩まない」ための召使いであり、あなたがツールに振り回される必要は全くありません。
まずは、今日思いついたタスクを、信頼できる「一つの場所」に書き出すことから始めてみませんか？ もし、この原則の実践や、あなたに合ったツールの選び方でお困りなら、いつでもお問い合わせページからご相談ください。